Od czego zacząć przygotowanie?
Najpierw trzeba ustalić, co ma być przedmiotem transakcji. Sprzedaż wszystkich udziałów, wejście inwestora mniejszościowego i sprzedaż części biznesu wymagają innego przygotowania. Znaczenie mają również branża, struktura grupy i etap rozmów z drugą stroną.
Ten poradnik dotyczy przygotowania prawnego własnej spółki: przeglądu dokumentów, rozpoznania ryzyk i zaplanowania potrzebnych zmian. Badanie finansowe, podatkowe oraz wycena wymagają odrębnego zakresu prac i odpowiednich doradców.
W spółce warto wyznaczyć jedną osobę koordynującą zbieranie dokumentów oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary. Dzięki temu pytanie inwestora nie krąży między zarządem, księgowością i zespołem bez odpowiedzi.
Czy dokumenty potwierdzają, kto ma udziały?
W spółce z o.o. punktem wyjścia są umowa spółki wraz ze zmianami, księga udziałów, uchwały oraz dokumenty dotyczące objęcia i przenoszenia udziałów. Informacje w tych dokumentach powinny odpowiadać strukturze właścicielskiej przedstawianej inwestorowi.
Warto prześledzić wcześniejsze zmiany wspólników, podwyższenia kapitału i udzielone pełnomocnictwa. Do przeglądu należy również włączyć umowy spółki ze wspólnikami i członkami zarządu. Brak dokumentu potwierdzającego ważną czynność może wymagać wyjaśnienia, nawet jeśli przez lata nikt nie kwestionował sposobu działania firmy.
Które umowy są najważniejsze dla transakcji?
Pierwszeństwo powinny mieć kontrakty, od których zależą istotne przychody lub ciągłość działalności: z głównymi klientami, dostawcami, bankiem, wynajmującym czy dostawcą kluczowej technologii. Przy każdej takiej umowie trzeba ustalić, na jak długo wiąże strony, jak można ją zakończyć i jakie zobowiązania pozostają do wykonania.
Szczególnej uwagi wymagają klauzule change of control, czyli postanowienia określające skutki zmiany kontroli nad spółką. Mogą przewidywać obowiązek zawiadomienia kontrahenta, uzyskania jego zgody albo możliwość wypowiedzenia umowy. Sprzedaż udziałów nie musi więc pozostawać obojętna dla współpracy z klientem.
Przydatna jest także informacja o ustaleniach, których nie widać w głównym dokumencie: dodatkowych rabatach, aneksach, zobowiązaniach przyjętych w korespondencji czy współpracy kontynuowanej po upływie terminu umowy.
Jak wygląda współpraca z zespołem?
Przegląd powinien objąć umowy o pracę oraz umowy z osobami prowadzącymi własną działalność, nazywane umowami B2B. Znaczenie mają wynagrodzenia i premie, poufność, zakazy konkurencji oraz zasady zakończenia współpracy. Przy kluczowych osobach warto ustalić, od czego zależy ich pozostanie w firmie po transakcji.
Dokumenty trzeba porównać z praktyką. Sama nazwa „B2B” nie rozstrzyga charakteru zatrudnienia; znaczenie ma także to, jak praca jest faktycznie wykonywana. Rozbieżności najlepiej wyjaśnić przed udostępnieniem umów inwestorowi.
Czy spółka ma potrzebne prawa do technologii i materiałów?
Przy kodzie, projektach i treściach należy ustalić, kto je stworzył oraz na jakiej podstawie spółka może z nich korzystać. Może posiadać autorskie prawa majątkowe albo odpowiednią licencję. Samo opłacenie faktury zewnętrznego wykonawcy nie oznacza, że prawa zostały przeniesione.
Inaczej ocenia się oprogramowanie stworzone przez pracownika w ramach obowiązków pracowniczych, a inaczej kod zamówiony u zewnętrznego programisty. W tym drugim przypadku trzeba sprawdzić postanowienia umowy i formę przeniesienia praw. Ważne jest także to, czy spółka może rozwijać produkt i udostępniać go klientom w sposób, na którym opiera się jej biznes.
Do tego dochodzą prawa do marki, domeny oraz warunki korzystania z cudzych rozwiązań. Dotyczy to również komponentów open source, czyli oprogramowania udostępnianego na licencjach pozwalających korzystać z kodu na określonych warunkach. Ich wykorzystanie wymaga sprawdzenia właściwej licencji.
Co trzeba wyjaśnić w sprawach zezwoleń, danych i sporów?
Jeżeli działalność wymaga zezwoleń, wpisów lub zgłoszeń, należy zebrać dokumenty potwierdzające ich uzyskanie i sprawdzić, czy odpowiadają obecnemu zakresowi działalności. Warto również przygotować informacje o kontrolach i sprawach, w których organ oczekuje odpowiedzi lub wykonania zaleceń.
Przy ochronie danych osobowych znaczenie mają rzeczywiste procesy, umowy z dostawcami oraz odnotowane naruszenia. Przy sporach potrzebny jest opis przedmiotu sprawy, jej etapu i możliwego wpływu na spółkę. Dotyczy to również poważnego roszczenia zgłoszonego przed wszczęciem postępowania.
Jak udostępnić dokumenty inwestorowi?
Data room to uporządkowane miejsce, zwykle elektroniczne, w którym udostępnia się dokumenty do badania. Powinien pozwalać łatwo znaleźć umowę wraz z aneksami, odróżnić wersję podpisaną od projektu i powiązać odpowiedź na pytanie z właściwym plikiem.
Przed udostępnieniem trzeba ustalić krąg odbiorców i zakres dostępu. Dane osobowe oraz informacje poufne nie powinny trafiać do wszystkich uczestników procesu bez oceny, czy są im potrzebne i czy można je przekazać. W zależności od materiału może być potrzebne usunięcie części danych, anonimizacja albo ograniczenie dostępu do wybranych osób.
Warto prowadzić wspólny rejestr pytań i odpowiedzi. Ułatwia to pracę zespołu oraz późniejsze ustalenie, jakie informacje rzeczywiście przekazano kupującemu.
Jak ten problem wygląda w praktyce
Przykład hipotetyczny: faktury są, ale brakuje praw do kodu
Spółka przygotowuje się do sprzedaży. Pierwszą wersję aplikacji stworzył programista prowadzący własną działalność. Zachowały się zamówienie, faktury i potwierdzenia zapłaty, lecz przegląd umowy wykazuje, że nie przeniesiono na spółkę autorskich praw majątkowych do kodu. Przed rozpoczęciem badania kupującego spółka ustala z programistą zakres wykonanych prac i zawiera w wymaganej formie umowę przenoszącą odpowiednie prawa. Gdyby porozumienia nie udało się osiągnąć, trzeba byłoby ocenić zakres dotychczasowego prawa do korzystania z aplikacji i przedstawić kupującemu problem wraz z możliwym rozwiązaniem. Samo dołączenie faktur do dokumentacji nie usunęłoby tego braku.
Co zrobić z wykrytymi brakami?
Nie każdy problem wymaga takiej samej reakcji. Część dokumentów można uzupełnić przed badaniem. Inne sprawy trzeba opisać i uwzględnić w negocjacjach ceny, odpowiedzialności sprzedającego lub warunków wykonania transakcji.
Podstawy prawne
- Kodeks spółek handlowych z 15 września 2000 r., w szczególności art. 180, 182, 187 i 188.
- Kodeks cywilny z 23 kwietnia 1964 r., w szczególności art. 65 i 353¹.
- Ustawa z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności art. 41, 53 i 74.
- Kodeks pracy z 26 czerwca 1974 r., w szczególności art. 22.
- Rozporządzenie (UE) 2016/679 o ochronie danych osobowych (RODO), w szczególności art. 5, 6 i 32.
Materiał ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. Właściwe rozwiązanie zależy od stanu faktycznego, dokumentów i celu biznesowego.
Podsumowanie
Dobrze przygotowana spółka potrafi pokazać, na jakich dokumentach opiera się jej działalność, i wyjaśnić wykryte braki. Wcześniejszy przegląd daje czas na potrzebne umowy, zgody i uporządkowanie dokumentacji. To te działania, a nie liczba plików w data roomie, pomagają przygotować się do rozmów z inwestorem.