Umowa między spółką z o.o. a członkiem zarządu — kto powinien ją podpisać?

Dlaczego zarząd nie może reprezentować spółki

Zarząd co do zasady prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją wobec osób trzecich. Wyjątek dotyczy umów i sporów pomiędzy spółką a członkiem jej zarządu. W takiej sytuacji występuje potencjalny konflikt interesów: członek zarządu miałby wpływ na obie strony tej samej czynności.

Nie rozwiązuje tego podpisanie umowy przez innego członka zarządu. Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, a umowa dotyczy tylko jednego z jego członków, pozostali członkowie nadal nie powinni reprezentować przy niej spółki. Zwykłe zasady reprezentacji ujawnione w KRS nie mają tutaj zastosowania.

Z tego samego powodu rozwiązaniem nie jest automatycznie podpis prokurenta. Pełnomocnik występujący przy umowie z członkiem zarządu powinien zostać powołany specjalnie przez zgromadzenie wspólników.

Jakich umów dotyczy szczególna reprezentacja

Reguła obejmuje nie tylko kontrakt menedżerski albo umowę o pracę z członkiem zarządu. Powinna być uwzględniana przy każdej umowie zawieranej bezpośrednio między spółką a osobą, która aktualnie pełni funkcję w zarządzie.

Samo powołanie do zarządu jest czynnością korporacyjną i nie wymaga zawierania osobnej umowy. Jeżeli jednak poza pełnieniem funkcji ma istnieć stosunek pracy, kontrakt menedżerski albo dodatkowe wynagrodzenie za inne usługi, dokumenty trzeba przygotować z uwzględnieniem szczególnego sposobu reprezentacji.

• umowa o pracę, świadczenie usług lub zarządzanie
• pożyczka albo inne finansowanie
• najem lokalu lub korzystanie z majątku członka zarządu
• sprzedaż rzeczy, praw lub udziałów
• umowa dotycząca praw autorskich, licencji albo zakazu konkurencji

Rada nadzorcza albo pełnomocnik wspólników

Spółkę może reprezentować rada nadzorcza. Rozwiązanie to ma zastosowanie przede wszystkim w spółkach, w których rada rzeczywiście została ustanowiona. Powinna ona działać zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu spółek handlowych, umowy spółki oraz swojego regulaminu. Nie należy zakładać, że każdy członek rady może samodzielnie podpisać umowę bez odpowiedniej decyzji tego organu.

W spółkach bez rady nadzorczej najczęściej powołuje się pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników. Uchwała powinna wskazywać konkretną osobę oraz określać zakres jej umocowania. Pełnomocnikiem może być wspólnik, pracownik albo inna osoba posiadająca odpowiednie kompetencje, o ile nie zachodzi dodatkowy konflikt interesów.

Zakres umocowania warto opisać precyzyjnie. Może ono dotyczyć podpisania wskazanej umowy, negocjowania jej treści, dokonywania późniejszych zmian oraz składania oświadczeń związanych z wykonaniem lub rozwiązaniem kontraktu. Zbyt ogólna uchwała może później wywołać spór o to, czy pełnomocnik mógł podpisać aneks, wypowiedzenie albo porozumienie rozwiązujące.

Uchwała i umowa powinny do siebie pasować

Przed zgromadzeniem wspólników warto przygotować przynajmniej podstawowe założenia umowy. Uchwała może zatwierdzać jej istotne warunki, takie jak wynagrodzenie, czas trwania, zakres obowiązków lub maksymalna wartość zobowiązania. Pełnomocnik otrzymuje wówczas jasne ramy negocjacji.

W prostszych przypadkach wspólnicy mogą zaakceptować gotowy projekt stanowiący załącznik do uchwały. Przy kontrakcie, który będzie jeszcze negocjowany, praktyczniejsze może być określenie warunków granicznych oraz udzielenie pełnomocnikowi prawa do uzgodnienia pozostałych postanowień.

Należy również sprawdzić, kto zgodnie z umową spółki jest uprawniony do zwołania zgromadzenia, jaki jest wymagany sposób zawiadomienia wspólników i czy uchwała może zostać podjęta bez formalnego zwołania zgromadzenia. Nieprawidłowo przygotowana uchwała może przenieść problem z reprezentacji na ważność samego umocowania.

Jedyny wspólnik będący jedynym członkiem zarządu

Szczególna sytuacja występuje, gdy jedyny wspólnik spółki z o.o. jest równocześnie jej jedynym członkiem zarządu. Czynność prawna pomiędzy nim a reprezentowaną przez niego spółką co do zasady wymaga formy aktu notarialnego.

Nie wystarczy wtedy sporządzenie zwykłej uchwały ani podpisanie dokumentu dwa razy — raz jako wspólnik i raz w imieniu spółki. Konieczne jest zaangażowanie notariusza, który zawiadamia również sąd rejestrowy o dokonaniu czynności.

Wyjątek dotyczy czynności dokonywanych przy wykorzystaniu odpowiedniego wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Przed skorzystaniem z niego trzeba jednak sprawdzić, czy dany rodzaj umowy i konkretna czynność rzeczywiście są obsługiwane przez system.

Kiedy potrzebna jest dodatkowa zgoda wspólników

Prawidłowa reprezentacja spółki nie zawsze kończy analizę. Niektóre umowy wymagają odrębnej zgody zgromadzenia wspólników. Dotyczy to w szczególności umowy pożyczki, kredytu, poręczenia lub umowy o podobnym charakterze zawieranej z członkiem zarządu albo na jego rzecz.

Trzeba też sprawdzić wartość zobowiązania. Zaciągnięcie zobowiązania lub rozporządzenie prawem o wartości przekraczającej dwukrotność kapitału zakładowego wymaga uchwały wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Brak takiej uchwały nie jest jednak oceniany tak samo jak naruszenie zasad reprezentacji, dlatego obu kwestii nie należy ze sobą utożsamiać.

Dodatkowe ograniczenia mogą wynikać z umowy spółki, umowy wspólników, umowy inwestycyjnej lub dokumentów finansowania bankowego. W spółkach z inwestorem katalog spraw zastrzeżonych często obejmuje umowy z członkami zarządu, wspólnikami i innymi podmiotami powiązanymi.

Co się dzieje po podpisaniu umowy przez niewłaściwą osobę

Błąd w reprezentacji może podważyć skuteczność umowy i wywołać problemy przy wypłacie wynagrodzenia, rozliczeniu podatkowym, zakończeniu współpracy albo badaniu due diligence. Ryzyko rośnie, jeżeli dokument dotyczy znacznych kwot, przeniesienia praw własności intelektualnej lub finansowania spółki.

Nie należy zakładać, że późniejsza uchwała wspólników zawsze automatycznie naprawi sytuację. Możliwość potwierdzenia czynności zależy od rodzaju umowy, sposobu jej podpisania i dalszych działań stron. Przypadek trzeba ocenić indywidualnie, zanim spółka zacznie wykonywać umowę albo podpisze kolejny aneks.

Najbezpieczniej uporządkować reprezentację przed zawarciem dokumentu: sprawdzić aktualny skład zarządu, umowę spółki, wymagane zgody i właściwą formę, a następnie przygotować spójną uchwałę oraz umowę.