Co pracodawca musi robić już teraz w procesie rekrutacji?
Obowiązująca nowelizacja Kodeksu pracy wymaga przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacji o wynagrodzeniu na danym stanowisku. Może to być konkretna kwota albo przedział wynagrodzenia. Informacja powinna opierać się na obiektywnych i neutralnych kryteriach, zwłaszcza pod względem płci.
Najbardziej przejrzystym rozwiązaniem jest podanie przedziału już w ogłoszeniu. Ustawa dopuszcza jednak przekazanie go później: przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli ogłoszenia nie było albo nie zawierało tej informacji, a najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli wcześniej nie doszło do rozmowy albo informacja nie została przekazana. Nie powinno się odkładać jej do chwili, w której kandydat faktycznie zaakceptował już pozostałe warunki.
Pracodawca przekazuje również odpowiednie postanowienia układu zbiorowego pracy albo regulaminu wynagradzania, jeżeli mają zastosowanie do stanowiska. Ogłoszenie i nazwa stanowiska powinny być neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny — niedyskryminujący.
Dlaczego nie wolno pytać o wcześniejsze zarobki?
Kodeks pracy wyłącza z zakresu informacji o przebiegu zatrudnienia dane o wynagrodzeniu w obecnym i poprzednich stosunkach pracy. Celem jest ograniczenie mechanizmu, w którym wcześniejsza, potencjalnie zaniżona płaca staje się punktem odniesienia dla kolejnego pracodawcy.
Zakaz trzeba uwzględnić szerzej niż w samej rozmowie. Pytanie o dotychczasowe wynagrodzenie może znajdować się w formularzu aplikacyjnym, instrukcji dla hiring managera, arkuszu rekrutera albo automatycznym narzędziu. Jeżeli proces prowadzi agencja rekrutacyjna, umowa i brief powinny jasno określać dopuszczalny zakres zbieranych danych.
Można natomiast pytać kandydata o oczekiwania finansowe, o ile odpowiedź nie ma służyć obejściu obowiązku podania wynagrodzenia i nie zastępuje obiektywnej wyceny stanowiska.
Które wymagania dyrektywy nie powinny być jeszcze traktowane jak komplet obowiązujących polskich przepisów?
Dyrektywa (UE) 2023/970 przewiduje szerszy system niż polska nowelizacja rekrutacyjna. Obejmuje między innymi:
Dyrektywa wymaga implementacji do prawa krajowego. Sam upływ terminu transpozycji nie uzasadnia automatycznego traktowania wszystkich jej postanowień jako kompletu bezpośrednich obowiązków prywatnego pracodawcy. Jednocześnie opóźnienie legislacyjne nie usuwa ryzyka: obowiązują już ogólne zasady równego traktowania i równego wynagrodzenia, a ostateczna ustawa może pozostawić mało czasu na wdrożenie systemów i przygotowanie danych.
- tworzenie struktur wynagrodzeń pozwalających ocenić równą płacę za taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości;
- dostęp pracowników do kryteriów ustalania wynagrodzeń, poziomów płac i rozwoju wynagrodzenia;
- prawo pracownika do pisemnej informacji o jego indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia, w podziale według płci, dla porównywalnej kategorii pracowników;
- okresowe raportowanie luki płacowej przez pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników, według progów i terminów określonych w dyrektywie;
- wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników, gdy w danej kategorii występuje co najmniej pięcioprocentowa różnica, której nie uzasadniają obiektywne, neutralne kryteria i której pracodawca nie usunął w wymaganym czasie;
- środki ochrony prawnej, odszkodowanie, sankcje oraz reguły dowodowe ułatwiające dochodzenie roszczeń o nierówne wynagrodzenie.
Jak ten problem wygląda w praktyce
Hipotetyczny przykład: szerokie widełki bez zasad ich stosowania
Spółka technologiczna publikuje przedział 12 000–20 000 zł brutto dla stanowiska project managera. Rekruterzy ustalają propozycję indywidualnie, na podstawie poprzednich zarobków kandydata i swobodnej oceny „siły negocjacyjnej”. W zespole osoby wykonujące porównywalną pracę mają różne wynagrodzenia, ale spółka nie potrafi wskazać spójnych kryteriów różnic. Samo opublikowanie widełek nie rozwiązuje problemu. Firma powinna usunąć pytania o historię wynagrodzenia, określić poziomy stanowiska, kompetencje i odpowiedzialność przypisane do poszczególnych części przedziału oraz sprawdzić istniejące różnice płacowe. Jeżeli różnice mają obiektywne przyczyny, należy je udokumentować. Jeżeli nie — potrzebny jest plan korekty oraz zmiana sposobu podejmowania decyzji o ofertach, podwyżkach i premiach.
Jak przygotować firmę bez czekania na ostateczną ustawę?
Najpierw warto zbudować mapę stanowisk i ról. Sama nazwa stanowiska nie wystarcza: trzeba porównać rzeczywistą treść pracy, umiejętności, wysiłek, zakres odpowiedzialności i warunki wykonywania zadań. Te kryteria powinny być możliwe do wyjaśnienia i stosowane konsekwentnie.
Kolejnym krokiem jest test danych: czy system kadrowo-płacowy pozwala przypisać pracowników do porównywalnych kategorii, obliczyć wymagane wskaźniki i odtworzyć przyczyny decyzji płacowych. Wykryte różnice trzeba zbadać, a nie automatycznie uznać za dyskryminację. Mogą wynikać z obiektywnych czynników, takich jak doświadczenie, odpowiedzialność czy wyniki, ale firma powinna umieć je wykazać.
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy, w szczególności art. 18³a–18³e, art. 18³c oraz art. 22¹ i art. 18³ca.
- Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy, Dz.U. 2025 poz. 807.
- Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości poprzez mechanizmy przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmy egzekwowania.
Materiał ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. Właściwe rozwiązanie zależy od stanu faktycznego, dokumentów i celu biznesowego.
Podsumowanie
Jawność wynagrodzeń w Polsce nie jest już wyłącznie przyszłym projektem: obowiązki rekrutacyjne działają od 24 grudnia 2025 r. Jednocześnie pełny system przewidziany w dyrektywie nadal wymaga krajowego wdrożenia. Rozsądne przygotowanie polega więc na natychmiastowym uporządkowaniu rekrutacji oraz równoległym zbudowaniu mapy ról, kryteriów płacowych i danych — bez przedstawiania projektowanych rozwiązań jako już obowiązującego prawa.