Podpis elektroniczny, skan czy e-mail — jak skutecznie zawrzeć umowę B2B?

Czy każda umowa B2B wymaga podpisu?

Nie. Polskie prawo opiera się na zasadzie swobody formy, chyba że ustawa albo strony wprowadziły szczególny wymóg. Typową umowę o świadczenie usług przedsiębiorcy mogą więc zawrzeć przez podpisanie jednego dokumentu, wymianę egzemplarzy, akceptację oferty e-mailem, a niekiedy również przez przystąpienie do wykonywania uzgodnionych świadczeń.

Brak obowiązkowego podpisu nie oznacza, że sposób zawarcia jest obojętny. W sporze trzeba wykazać, kto złożył oświadczenie, jaką wersję zaakceptował, kiedy doszło do zawarcia umowy i czy osoba działająca za kontrahenta była uprawniona do reprezentacji. Proces elektroniczny powinien więc pozostawiać czytelny ślad: treść dokumentu, identyfikację stron, datę, wersję oraz potwierdzenie akceptacji.

Przed podpisaniem warto przejść tę samą kontrolę, którą opisuje checklista dziesięciu postanowień umowy B2B. Prawidłowa metoda podpisania nie naprawi nieprecyzyjnego zakresu, błędnej reprezentacji ani sprzecznych załączników.

Czym różnią się forma dokumentowa, pisemna i elektroniczna?

Forma dokumentowa wymaga złożenia oświadczenia w postaci dokumentu w sposób pozwalający ustalić osobę składającą oświadczenie. Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z treścią. W zależności od okoliczności może nim być e-mail, plik, wiadomość w systemie albo zapis akceptacji na platformie.

Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. Strony nie muszą podpisywać tej samej kartki: wystarcza wymiana podpisanych dokumentów obejmujących odpowiadające sobie oświadczenia.

Forma elektroniczna w rozumieniu Kodeksu cywilnego wymaga złożenia oświadczenia elektronicznie i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest równoważna formie pisemnej. Pojęcia „podpis elektroniczny” używa się jednak także wobec prostszych metod, takich jak kliknięcie linku, kod SMS lub podpis składany na ekranie. Mogą one być użyteczne dowodowo i zachować formę dokumentową, ale nie stają się przez to kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rozporządzenie eIDAS stanowi, że podpisowi elektronicznemu nie można odmawiać skutku prawnego ani dopuszczalności jako dowodu tylko dlatego, że ma postać elektroniczną lub nie jest kwalifikowany. Nie oznacza to jednak zrównania każdego podpisu z podpisem własnoręcznym. Taki równoważny skutek eIDAS przypisuje kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu.

Czy e-mail albo skan podpisanej umowy wystarczy?

W typowej umowie usługowej bez zastrzeżonej szczególnej formy — często tak. E-mail zawierający jednoznaczną akceptację albo wymiana czytelnych skanów może doprowadzić do zawarcia umowy i zapewnić dowód jej treści. Trzeba jednak sprawdzić, czy wiadomość pochodzi od osoby umocowanej i czy nie pozostały nierozstrzygnięte warunki.

Skan jest cyfrowym odwzorowaniem dokumentu papierowego. Nie zawiera oryginalnego podpisu własnoręcznego, dlatego sam plik ze skanem nie zachowuje automatycznie formy pisemnej. Jeżeli ustawa wymaga jej pod rygorem nieważności, oparcie procesu wyłącznie na skanie może spowodować, że zamierzony skutek prawny nie powstanie.

Takie ryzyko występuje między innymi przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych oraz licencji wyłącznej. Jest szczególnie istotne w umowach technologicznych, w których przedsiębiorca chce przejąć prawa do kodu. Szerzej wyjaśnia to artykuł o umowie B2B z programistą lub software house’em.

Kiedy zwykły podpis na platformie nie wystarczy?

Przed użyciem platformy trzeba sprawdzić nie tylko marketingową nazwę produktu, lecz także rodzaj podpisu zastosowany w konkretnym procesie. Jedna platforma może obsługiwać podpis prosty, zaawansowany oraz kwalifikowany. Każdy z nich może zapewniać inny poziom identyfikacji i inny skutek w prawie polskim.

Jeżeli wymagana jest forma pisemna, rozwiązaniem elektronicznym jest co do zasady kwalifikowany podpis elektroniczny. Podpis zaufany i podpis osobisty są przydatne w relacjach z administracją oraz w przypadkach wskazanych przez przepisy szczególne, lecz nie należy automatycznie traktować ich jak kwalifikowanego podpisu w każdej prywatnej umowie B2B.

Jeszcze wyższe wymagania mogą dotyczyć czynności wymagających notarialnego poświadczenia podpisu albo aktu notarialnego. Przykładowo zbycie udziałów w spółce z o.o. co do zasady wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi, a sprzedaż nieruchomości — aktu notarialnego. Zwykły kwalifikowany podpis nie zastępuje tych form, chyba że szczególny przepis wyraźnie przewiduje odpowiedni tryb elektroniczny.

Jak forma wpływa na aneksy i zakończenie umowy?

Proces podpisania trzeba zaprojektować dla całego cyklu życia kontraktu. Kodeks cywilny przewiduje, że uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania formy przewidzianej przez ustawę albo strony dla jej zawarcia. Sama umowa może też stanowić, że zmiany wymagają określonej formy „pod rygorem nieważności”.

W odniesieniu do rozwiązania umowy, odstąpienia i wypowiedzenia obowiązują osobne reguły, a pierwszeństwo mogą mieć postanowienia kontraktu lub przepisy szczególne. Dlatego firma nie powinna zakładać, że skoro umowę zaakceptowano przez platformę, każde późniejsze oświadczenie można skutecznie wysłać dowolnym kanałem.

Znaczenie ma również doręczenie. Oświadczenie składane drugiej stronie wywołuje skutek, gdy dotrze do niej w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią. Umowa powinna wskazywać adresy i osoby właściwe dla formalnych zawiadomień, zasady aktualizacji danych oraz moment uznania wiadomości za doręczoną. Praktyczne ryzyka zakończenia współpracy opisuje artykuł Jak bezpiecznie rozwiązać umowę B2B z kontraktorem?.

Jak podpisywać umowy z kontrahentem zagranicznym?

Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim powinien być uznawany w pozostałych państwach UE na zasadach eIDAS. Nadal trzeba jednak ustalić prawo właściwe dla umowy i formy czynności, a także techniczną możliwość weryfikacji podpisu.

W kontrakcie międzynarodowym warto określić dopuszczone metody podpisania, możliwość podpisywania w egzemplarzach, format dokumentu, sposób wymiany oraz rozstrzygającą wersję językową. Samo użycie globalnej platformy nie odpowiada na pytanie, czy spełniono wymagania prawa właściwego. Więcej o tych decyzjach wyjaśnia artykuł Umowa z zagranicznym kontrahentem — jakie prawo, sąd i wersję językową wybrać?.