Jak bezpiecznie rozwiązać umowę B2B z kontraktorem?

Najpierw ustal, jaką umowę rzeczywiście zawarto

„Umowa B2B” nie jest odrębnym typem umowy opisanym w Kodeksie cywilnym. Pod tą nazwą może kryć się umowa o świadczenie usług, zlecenie, umowa o dzieło, umowa agencyjna, kontrakt menedżerski albo umowa mieszana łącząca elementy kilku konstrukcji.

To rozróżnienie wpływa na możliwość wypowiedzenia. Do nieuregulowanych odrębnie umów o świadczenie usług stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. Nie oznacza to jednak, że każdą współpracę z przedsiębiorcą można zakończyć według identycznych zasad. Inny reżim może wynikać z przepisów szczególnych, a przede wszystkim z samej umowy.

Przed złożeniem oświadczenia trzeba więc przeczytać całą umowę, a nie tylko paragraf zatytułowany „Rozwiązanie”. Znaczenie mogą mieć również postanowienia o czasie obowiązywania, procedurze usuwania naruszeń, formie zawiadomień, karach umownych, własności rezultatów i zwrocie mienia.

Wypowiedzenie zwykłe i rozwiązanie z ważnego powodu to nie to samo

Umowa może przewidywać zwykłe wypowiedzenie z zachowaniem określonego okresu, na przykład jednego lub trzech miesięcy. Strony mogą również ograniczyć zwykłe wypowiedzenie umowy zawartej na czas oznaczony albo uzależnić je od wskazanych przesłanek.

Osobno należy ocenić zakończenie współpracy z ważnego powodu. W przypadku umów objętych odpowiednim stosowaniem przepisów o zleceniu nie można z góry zrzec się uprawnienia do wypowiedzenia z ważnych powodów. Samo użycie w piśmie określenia „ważny powód” nie rozstrzyga jednak sprawy.

Ważnym powodem może być przykładowo poważne naruszenie poufności, trwała utrata możliwości wykonywania kluczowych usług, odmowa realizacji uzgodnionych obowiązków albo utrata zaufania oparta na konkretnych zdarzeniach. Ocena zawsze zależy od treści umowy, rodzaju współpracy, skali naruszenia i wcześniejszych reakcji stron.

Jeżeli umowa wymaga wcześniejszego wezwania do usunięcia naruszenia, pominięcie tej procedury może osłabić stanowisko wypowiadającego. W sytuacji krytycznej trzeba natomiast sprawdzić, czy umowa dopuszcza natychmiastowe zabezpieczenie systemów lub odcięcie dostępów jeszcze przed zakończeniem pozostałych czynności.

Jakie roszczenia mogą powstać po wypowiedzeniu?

Wypowiedzenie może być skuteczne, a jednocześnie powodować obowiązek zapłaty. Przy umowach, do których stosuje się art. 746 Kodeksu cywilnego, zlecający powinien rozliczyć uzasadnione wydatki i część wynagrodzenia odpowiadającą wykonanym czynnościom. Wypowiedzenie bez ważnego powodu może dodatkowo prowadzić do odpowiedzialności za szkodę.

Umowa może przewidywać bardziej szczegółowy mechanizm: zapłatę za rozpoczęty etap, okres wypowiedzenia, minimalny okres współpracy, opłatę za wcześniejsze zakończenie albo kary umowne za naruszenie obowiązków niepieniężnych. Każde takie postanowienie trzeba ocenić osobno, także pod kątem jego ważności, sposobu obliczenia i związku z rzeczywistym naruszeniem.

Przed wysłaniem wypowiedzenia warto przygotować robocze zamknięcie finansowe: listę zaakceptowanych prac, prac w toku, spornych faktur, kosztów poniesionych przez kontraktora i potencjalnych roszczeń obu stron. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której decyzja operacyjna zostaje podjęta bez świadomości jej kosztu.

Forma i doręczenie wypowiedzenia muszą dać się udowodnić

Należy zachować formę wymaganą przez ustawę lub umowę. Jeżeli kontrakt wskazuje konkretny adres, osoby uprawnione do odbioru zawiadomień, formę pisemną albo dopuszczony kanał elektroniczny, oświadczenie powinno być przygotowane zgodnie z tymi wymaganiami.

W praktyce problemem bywa nie tylko forma, lecz również doręczenie. Oświadczenie wywołuje skutek, gdy dotrze do drugiej strony w taki sposób, że może ona zapoznać się z jego treścią. Dlatego wiadomość wysłana na nieużywany adres, komunikat na Slacku skierowany do członka zespołu albo skan bez wymaganej formy mogą otworzyć niepotrzebny spór.

Pismo powinno jednoznacznie wskazywać umowę, podstawę i tryb jej zakończenia, moment ustania współpracy oraz oczekiwane działania końcowe. Jeżeli powołujemy się na naruszenia, należy opisać je konkretnie i zabezpieczyć dowody, zamiast ograniczać się do ogólnego stwierdzenia o utracie zaufania.

Zakończenie umowy musi obejmować offboarding

Ostatni dzień świadczenia usług nie kończy wszystkich ryzyk. Trzeba ustalić, kto i kiedy:

W przypadku osoby mającej szerokie dostępy techniczne kolejność działań powinna zostać ustalona wcześniej. Odcięcie dostępów bez zabezpieczenia danych może sparaliżować projekt, ale zbyt późne ich wyłączenie może zwiększyć ryzyko bezpieczeństwa.

• przekaże kod, pliki źródłowe, dokumentację, korespondencję projektową i listę otwartych zadań;
• zwróci sprzęt, karty, tokeny, nośniki oraz inne mienie;
• przekaże albo usunie dane zgodnie z ustaloną rolą i instrukcjami;
• odda dostęp do kont administracyjnych, repozytoriów, domen, chmury i narzędzi;
• potwierdzi przeniesienie praw lub zakres licencji do wykonanych rezultatów;
• poinformuje klientów i zespół w sposób zgodny z umową;
• zachowa poufność, zakaz pozyskiwania klientów lub inne obowiązki, które trwają po rozwiązaniu.

Czy zakończenie B2B może wywołać ryzyko pracownicze?

Jeżeli sposób wykonywania współpracy przypomina stosunek pracy, spór po rozwiązaniu umowy może dotyczyć nie tylko roszczeń kontraktowych. Wykonawca może twierdzić, że faktycznie wykonywał pracę pod kierownictwem, w wyznaczonym miejscu i czasie, a strony jedynie nazwały relację B2B.

Ryzyko nie wynika z samej długości współpracy ani wystawiania comiesięcznych faktur. Znaczenie ma całokształt warunków jej wykonywania. Przed zakończeniem długotrwałej i silnie podporządkowanej relacji warto więc ocenić również ten aspekt oraz sposób komunikowania decyzji.