Kara umowna w umowie B2B – jak ją zapisać, aby rzeczywiście działała?

Kiedy można zastrzec karę umowną?

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego strony mogą zastrzec, że szkoda wynikająca z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego zostanie naprawiona przez zapłatę określonej sumy. W praktyce kara może zabezpieczać między innymi:

Samo nazwanie opłaty „karą umowną” nie przesądza o jej skuteczności. Liczy się obowiązek, który ma zabezpieczać, oraz konstrukcja całego postanowienia. Jeżeli klauzula obejmuje jednocześnie obowiązki pieniężne i niepieniężne, bez rozdzielenia podstaw naliczania, może powstać spór o ważność i zakres postanowienia.

• niedotrzymanie terminu wykonania etapu lub usunięcia wady;
• naruszenie poufności;
• niewydanie dokumentacji, kodu, plików źródłowych albo mienia;
• naruszenie zakazu konkurencji, wyłączności lub zakazu pozyskiwania personelu;
• wykorzystanie rezultatu w sposób sprzeczny z uzgodnioną licencją;
• brak wykonania obowiązków offboardingowych po zakończeniu współpracy.

Dlaczego kara za brak zapłaty jest ryzykowna?

Kara umowna w rozumieniu art. 483 KC nie służy do sankcjonowania niewykonania zobowiązania pieniężnego. Za opóźnienie w zapłacie wynagrodzenia właściwym instrumentem są przede wszystkim odsetki, a w transakcjach handlowych również uprawnienia wynikające z przepisów o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom.

Nie rozwiązuje problemu zapisanie kary „za odstąpienie od umowy”, jeżeli rzeczywistą i jedyną przyczyną odstąpienia jest brak płatności. Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z 20 listopada 2019 r., III CZP 3/19, uznał, że niedopuszczalne jest zastrzeżenie kary umownej na wypadek odstąpienia z powodu niewykonania zobowiązania pieniężnego.

Jeżeli strona chce zabezpieczyć koszt przedwczesnego zakończenia współpracy, trzeba najpierw ustalić, jakie zdarzenie ma być objęte rozliczeniem i jaki charakter ma planowana opłata. Nie każda opłata końcowa jest karą umowną, ale zmiana nazwy nie pozwala obejść bezwzględnie obowiązujących przepisów.

Jak precyzyjnie opisać naruszenie?

Najczęstszy problem to oderwanie kary od jasno zdefiniowanego obowiązku. Postanowienie „za niewykonanie umowy wykonawca zapłaci 50 000 zł” nie wyjaśnia, które zachowania uruchamiają sankcję ani czy jedna kara obejmuje wszystkie naruszenia.

Dobra klauzula odpowiada co najmniej na następujące pytania:

Słowa „opóźnienie” i „zwłoka” nie powinny być używane przypadkowo. Zwłoka jest kwalifikowanym opóźnieniem związanym z okolicznościami, za które dłużnik odpowiada. Jeżeli strony chcą wprowadzić odpowiedzialność także za zdarzenia niezależne od wykonawcy, wymaga to świadomej i precyzyjnej konstrukcji całego reżimu odpowiedzialności.

• jaki konkretny obowiązek niepieniężny jest zabezpieczony;
• czy kara dotyczy niewykonania, opóźnienia, zwłoki czy określonej wady;
• czy przed naliczeniem potrzebne jest wezwanie lub dodatkowy termin;
• od jakiej daty i do jakiego zdarzenia kara jest naliczana;
• czy nalicza się ją jednorazowo, za każdy dzień, za przypadek czy za osobę;
• jaka kwota albo podstawa procentowa służy do obliczenia;
• czy obowiązuje limit dla jednej kary i wszystkich kar łącznie;
• czy kilka kar może być naliczonych za to samo zdarzenie.

Czy trzeba wykazać szkodę i winę?

Zgodnie z art. 484 § 1 KC kara należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość poniesionej szkody. Sąd Najwyższy w uchwale siedmiu sędziów z 6 listopada 2003 r., III CZP 61/03, przyjął, że brak szkody nie wyłącza sam przez się obowiązku zapłaty kary.

Nie oznacza to odpowiedzialności automatycznej. Wierzyciel musi wykazać zdarzenie objęte klauzulą i prawidłowo obliczyć kwotę. Trzeba także ocenić, czy odpowiedzialność dłużnika oparto na ogólnych zasadach kontraktowych, czy umowa ją rozszerza. Na zasadach ogólnych dłużnik może bronić się, wykazując, że naruszenie wynikało z okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności.

Brak albo niewielka szkoda może natomiast mieć znaczenie przy żądaniu miarkowania. Dlatego wierzyciel powinien dokumentować konsekwencje naruszenia nawet wtedy, gdy nie musi udowadniać ich co do złotówki jako warunku naliczenia kary.

Kiedy można dochodzić odszkodowania ponad karę?

Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, żądanie odszkodowania przewyższającego karę umowną nie jest dopuszczalne. Jeżeli potencjalna szkoda może znacząco przekroczyć karę, w kontrakcie należy wyraźnie zachować prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych.

Trzeba następnie skoordynować to postanowienie z ogólnym limitem odpowiedzialności. Niespójność powstaje na przykład wtedy, gdy jedna klauzula pozwala dochodzić pełnego odszkodowania ponad karę, a inna przewiduje niski, bezwzględny limit wszystkich roszczeń. Umowa powinna jasno wskazywać, czy kary mieszczą się w limicie, czy są do niego doliczane oraz jakie naruszenia podlegają ewentualnym wyjątkom.

Kiedy sąd może obniżyć karę?

Art. 484 § 2 KC pozwala dłużnikowi żądać zmniejszenia kary, jeżeli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana. Ocena zależy od całokształtu konkretnej sprawy. Znaczenie mogą mieć między innymi:

Wprowadzenie procentowego limitu zwykle poprawia przewidywalność, ale nie wyłącza miarkowania. Z drugiej strony zbyt niski limit może pozbawić zabezpieczenie funkcji praktycznej. Właściwy poziom powinien wynikać z realnego ryzyka, a nie z mechanicznego kopiowania stawki z innej umowy.

• relacja kary do wartości umowy i wynagrodzenia;
• skala oraz czas trwania naruszenia;
• stopień wykonania zobowiązania;
• wartość interesu, który kara miała chronić;
• wysokość lub brak szkody;
• przyczynienie się wierzyciela;
• łączny efekt kilku nakładających się kar.