KSeF zmienia sposób współpracy z księgowością
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął największych podatników, a od 1 kwietnia 2026 r. – większość pozostałych firm. Jednocześnie odbieranie faktur za pomocą systemu jest co do zasady obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r.
Do końca 2026 r. działa przejściowe ułatwienie dla najmniejszych przedsiębiorców. Podatnik, którego łączna miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami wystawionymi poza KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto, może korzystać z dotychczasowej formy wystawiania. Po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje jednak już od faktury, którą limit przekroczono.
Nawet firma korzystająca z tego ułatwienia powinna ustalić z księgowością sposób pobierania faktur zakupowych i przygotować się na pełne przejście do systemu.
Uprawnienie w KSeF nie zastępuje zobowiązania umownego
Przedsiębiorca może nadać biuru rachunkowemu albo wskazanym osobom uprawnienia do wystawiania faktur, dostępu do faktur lub zarządzania dalszymi uprawnieniami.
Samo nadanie dostępu nie oznacza jednak, że biuro przyjęło obowiązek wykonywania określonych czynności. Posiadanie uprawnienia w KSeF samo w sobie nie tworzy zobowiązania do działania.
Dlatego w umowie trzeba osobno określić zakres czynności wykonywanych przez każdą ze stron. Bez takich ustaleń każda z nich może zakładać, że dana czynność należała do drugiej.
- czy biuro tylko pobiera i księguje faktury, czy również je wystawia;
- kto zatwierdza dane przed wysłaniem dokumentu;
- kto monitoruje faktury kosztowe;
- kto przygotowuje korekty;
- kto reaguje na odrzucenie dokumentu albo brak numeru KSeF;
- kto obsługuje tryby awaryjne.
Kto odpowiada za treść faktury?
Biuro może przygotować fakturę na podstawie informacji przekazanych przez klienta, ale nie zawsze jest w stanie samodzielnie ocenić, czy usługa została wykonana, kiedy powstał obowiązek podatkowy albo czy uzgodniona cena uwzględnia rabat.
Umowa powinna rozdzielać odpowiedzialność za dane biznesowe i podatkowe. Przedsiębiorca może odpowiadać za przekazanie informacji o transakcji, kontrahencie, kwocie i terminie wykonania. Biuro może natomiast odpowiadać za prawidłowe wprowadzenie otrzymanych danych, zastosowanie uzgodnionego sposobu rozliczenia i techniczne przesłanie faktury.
Szczególnej procedury mogą wymagać zaliczki, faktury korygujące, samofakturowanie, rozliczenia zagraniczne oraz transakcje objęte mechanizmem podzielonej płatności. Warto ustalić również, które sytuacje biuro powinno skierować do dodatkowej konsultacji, zamiast samodzielnie przyjmować niezweryfikowane założenie.
Akceptacja faktury przed wysłaniem
W najprostszym wariancie przedsiębiorca przekazuje komplet danych, a biuro wystawia fakturę bez dodatkowego zatwierdzenia. Przy bardziej złożonych transakcjach bezpieczniejsza może być akceptacja projektu przez wskazaną osobę po stronie klienta.
Możliwy jest również podział według kategorii. Standardowe faktury abonamentowe mogą być wystawiane automatycznie, natomiast dokumenty przekraczające określoną kwotę, dotyczące zagranicznego kontrahenta albo zawierające nietypową stawkę VAT wymagają zatwierdzenia.
Umowa lub załącznik operacyjny powinny wskazywać, ile czasu ma klient na akceptację i co dzieje się w razie jej braku. Biuro nie powinno być zmuszone do wyboru pomiędzy przekroczeniem terminu a wystawieniem niezatwierdzonego dokumentu.
Odbieranie faktur kosztowych wymaga nowego procesu
W KSeF faktura może trafić do firmy bez wcześniejszego przesłania jej e-mailem do osoby, która zamawiała usługę. Samo pobranie dokumentu przez księgowość nie potwierdza więc, że świadczenie zostało wykonane i zaakceptowane.
Firma powinna ustalić wewnętrzny obieg akceptacji kosztów. Biuro rachunkowe nie powinno ponosić odpowiedzialności za merytoryczną akceptację wydatku, jeżeli nie uczestniczyło w danej transakcji.
- czy osoba odpowiedzialna zna kontrahenta;
- czy zamówienie zostało wykonane;
- czy kwota odpowiada uzgodnieniom;
- do jakiego projektu lub centrum kosztowego przypisać wydatek;
- czy istnieją podstawy do zakwestionowania faktury.
Tryb offline, awaria i opóźnione przesłanie
KSeF przewiduje szczególne sposoby postępowania na wypadek niedostępności systemu albo problemów po stronie podatnika. Skorzystanie z odpowiedniego trybu może wymagać właściwego oznaczenia faktury, użycia certyfikatu oraz przesłania dokumentu do systemu w określonym terminie.
Umowa powinna wskazywać, kto podejmuje decyzję o użyciu trybu offline i kto kontroluje późniejsze przesłanie dokumentu. Warto również rozdzielić awarię systemu państwowego, awarię programu księgowego oraz problem z infrastrukturą klienta.
Jeżeli biuro nie ma informacji o niedostępności systemu sprzedażowego przedsiębiorcy, nie powinno automatycznie odpowiadać za brak dokumentu, którego nie otrzymało.
Bezpieczeństwo uprawnień i dostępów
Jedno wspólne konto albo przekazywanie danych do logowania utrudnia ustalenie, kto wykonał konkretną operację. Bezpieczniejszy model opiera się na indywidualnych uprawnieniach przypisanych do osób i zakresu ich obowiązków.
Firma powinna okresowo sprawdzać, kto ma dostęp do jej faktur. Umowa z biurem może regulować obowiązek informowania o zmianie pracownika obsługującego klienta, korzystaniu z podwykonawców oraz incydentach związanych z dostępem.
Trzeba też ustalić, kto odbiera uprawnienia po zakończeniu współpracy. Osoba posiadająca dostęp nie może samodzielnie z niego zrezygnować – uprawnienie musi zostać odebrane przez osobę uprawnioną do zarządzania dostępami w kontekście podatnika.
Co powinno znaleźć się w aneksie do umowy?
Nie każda zmiana wymaga pisania całej umowy z biurem rachunkowym od początku. Często wystarczy aneks wraz z załącznikiem opisującym obieg dokumentów.
Procedura powinna odpowiadać rzeczywistemu sposobowi pracy firmy. Samo skopiowanie ogólnej klauzuli o „obsłudze KSeF” nie rozwiązuje problemów operacyjnych.
- zakres czynności wykonywanych w KSeF;
- podział odpowiedzialności za dane;
- sposób i terminy przekazywania informacji;
- procedurę zatwierdzania faktur;
- obsługę korekt i trybów awaryjnych;
- zasady nadawania oraz odbierania dostępów;
- postępowanie po wykryciu błędu;
- odpowiedzialność za opóźnienie;
- przekazanie danych po zakończeniu współpracy.
Jak ten problem wygląda w praktyce
Hipotetyczny przykład: faktura wystawiona na podstawie niepełnych danych
Pracownik firmy przekazuje biuru kwotę i dane kontrahenta, ale nie informuje o zaliczce ani rabacie. Biuro technicznie wysyła fakturę do KSeF, a strony później spierają się, kto odpowiada za korektę i opóźnienie. Aneks powinien wskazywać dane przekazywane przez klienta, przypadki wymagające akceptacji oraz osobę kontrolującą korektę i numer KSeF.
Kwestie do ustalenia lub sprawdzenia przed działaniem
- Czy biuro wystawia faktury, czy tylko je pobiera i księguje
- Kto odpowiada za dane o transakcji, VAT, rabatach i dacie wykonania
- Które faktury wymagają akceptacji i w jakim terminie
- Kto monitoruje faktury zakupowe i akceptację kosztu
- Kto przygotowuje korekty i reaguje na brak numeru KSeF
- Kto uruchamia tryb offline lub awaryjny i pilnuje późniejszego wysłania
- Jak nadaje się, przegląda i odbiera uprawnienia
- Jak wygląda zakończenie współpracy i przekazanie danych
Najważniejsze zagadnienia w skrócie
| Zagadnienie | Kluczowa informacja |
|---|---|
| Uprawnienie KSeF | Daje możliwość techniczną, ale nie zastępuje obowiązku określonego w umowie |
| Dane biznesowe | Firma potwierdza transakcję, cenę, rabat i wykonanie świadczenia |
| Obsługa techniczna | Biuro odpowiada za uzgodniony sposób wprowadzenia i przesłania danych |
| Tryb awaryjny | Trzeba wskazać decydenta i osobę pilnującą późniejszego przesłania |
| Faktury zakupowe | Pobranie dokumentu nie oznacza merytorycznej akceptacji kosztu |
Podstawy prawne
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w szczególności przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych i Krajowego Systemu e-Faktur
- Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1203)
- Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815)
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny
Materiał ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. Właściwe rozwiązanie zależy od stanu faktycznego, dokumentów i celu biznesowego.
Podsumowanie
Po wdrożeniu KSeF umowa z biurem rachunkowym powinna opisywać proces, a nie tylko dostęp do systemu. Jasny podział danych biznesowych, czynności technicznych, akceptacji i obsługi błędów ogranicza ryzyko opóźnień oraz sporów o odpowiedzialność.